La préparation décide du résultat. Cette deuxième partie montre comment briefer et choisir l'équipe de couverture d'un événement corporate à Dubaï, pour que l'équipe sache exactement quoi capter et que vous receviez des contenus utilisables.
Vous y trouverez les cinq points de tout bon brief, les questions à poser avant de réserver, la gestion des droits et du consentement, et la vie des contenus après l'événement.
Comment briefer l'équipe de couverture d'un événement corporate à Dubaï
Envoyez à l'équipe un brief écrit au moins une semaine avant l'événement. Il couvre cinq points :
| Point du brief | Ce qu'il faut indiquer |
|---|---|
| Le programme | Horaires, intervenants, moments clés et pauses |
| Les personnes | Une liste de VIP, d'intervenants et de dirigeants avec leurs noms et fonctions |
| Le lieu | Plan de salle, horaires d'accès, règles d'installation et nom du contact sur place |
| Les livrables | Nombre d'images finales, formats vidéo, délais et plateformes |
| Les restrictions | Zones où filmer est interdit, invités qui préfèrent ne pas être photographiés, sessions confidentielles |
Comment choisir l'équipe
Demandez à voir des réalisations d'événements en faible lumière et dans des salles bondées, pas seulement de belles images de studio.
Vérifiez combien de personnes couvriront l'événement. Un photographe et un vidéaste qui travaillent ensemble capturent bien plus qu'une seule personne qui fait les deux.
- Quel matériel de secours l'équipe apporte-t-elle ?
- En combien de temps une première sélection peut-elle être livrée le jour même ?
- Le montage et la retouche sont-ils inclus ?
Droits et consentement
Pour un événement avec des invités, ajoutez à l'inscription un court avis indiquant que des photos et vidéos seront réalisées.
Si vous comptez utiliser les images dans de la publicité payante, confirmez-le avec l'équipe et, si nécessaire, avec les personnes qui apparaissent.
Prévoir la vie des contenus
Décidez qui publie pendant l'événement, qui valide le récapitulatif et où vivront les images ensuite : page actualités du site, LinkedIn, e-mail aux clients ou invitation de l'année suivante.
Désignez une personne de votre côté comme décideur pendant l'événement. Quand l'équipe doit savoir s'il faut suivre le président dans la salle voisine ou rester sur scène, une réponse rapide sauve un moment clé.
Quand une équipe professionnelle vaut la peine
Une équipe professionnelle vaut la peine quand l'événement représente un investissement important, quand des dirigeants ou des clients majeurs sont présents, ou quand vous avez besoin de contenus pendant l'événement lui-même.
Une équipe spécialisée apporte son expérience du timing, de la discrétion et de la lumière : vous vous concentrez sur vos invités. En résumé :
- Décidez à quoi serviront les contenus avant de décider quoi filmer.
- Envoyez un brief écrit avec le programme, la liste des VIP et les détails du lieu.
- Associez un photographe et un vidéaste, et demandez des temps forts le jour même.
- Prévoyez où les contenus seront publiés et qui les valide.
FAQ
Combien de temps à l'avance faut-il briefer l'équipe ?
Envoyez un brief écrit au moins une semaine avant l'événement, avec le programme, la liste des VIP, le lieu, les livrables et les restrictions.
Faut-il à la fois un photographe et un vidéaste ?
Pour la plupart des événements d'entreprise, oui. Deux personnes en parallèle capturent bien plus qu'une seule qui alterne photo et vidéo.
Peut-on recevoir des contenus pendant l'événement ?
Oui, si c'est prévu dans le brief. Une première sélection d'images et un clip court peuvent être préparés le jour même pour les réseaux.
Et si certains invités ne veulent pas être photographiés ?
Indiquez-les dans le brief comme restrictions, et ajoutez à l'inscription un court avis sur les prises de vue.
Peut-on utiliser les images dans des publicités payantes ?
Confirmez-le avec l'équipe avant l'événement et, si nécessaire, avec les personnes qui apparaissent à l'image.
