التحضير يحدد النتيجة. يوضح هذا الجزء الثاني كيف تكتب الإحاطة وتختار فريق تغطية الفعاليات المؤسسية في دبي، ليعرف الطاقم بالضبط ما يجب التقاطه وتحصل على محتوى قابل للاستخدام.
ستجد النقاط الخمس التي تحتاجها كل إحاطة، والأسئلة التي تطرحها قبل الحجز، وكيف تتعامل مع الحقوق والموافقة، وكيف تخطط لحياة المحتوى بعد الفعالية.
كيف تكتب إحاطة فريق تغطية الفعاليات المؤسسية في دبي
أرسل إلى الفريق إحاطة مكتوبة قبل الفعالية بأسبوع على الأقل، تغطي خمس نقاط:
| بند الإحاطة | ما يجب ذكره |
|---|---|
| جدول الأعمال | المواعيد والمتحدثون واللحظات الرئيسية والاستراحات |
| الأشخاص | قائمة بكبار الضيوف والمتحدثين والمديرين بأسمائهم ومسمياتهم الوظيفية |
| المكان | مخطط القاعة وأوقات الدخول وقواعد التجهيز واسم جهة الاتصال في المكان |
| المخرجات | عدد الصور النهائية وصيغ الفيديو والمواعيد النهائية والمنصات |
| القيود | مناطق يُمنع فيها التصوير، وضيوف يفضلون عدم التصوير، وجلسات سرية |
كيف تختار الفريق
اطلب مشاهدة أعمال فعاليات في إضاءة خافتة وقاعات مزدحمة، لا صور الاستوديو المصقولة فقط.
تحقق من عدد الأشخاص الذين سيغطون الحدث، فمصور فوتوغرافي ومصور فيديو يعملان معًا يلتقطان أكثر بكثير من شخص واحد يقوم بالمهمتين.
- ما المعدات الاحتياطية التي يحضرها الفريق؟
- ما سرعة تسليم أول مجموعة مختارة في اليوم نفسه؟
- هل المونتاج والتنقيح مشمولان؟
الحقوق والموافقة
في فعالية فيها ضيوف، أضف إشعارًا قصيرًا عند التسجيل بأن الصور والفيديو ستُلتقط.
وإذا كنت تنوي استخدام المقاطع في إعلانات مدفوعة، فأكد ذلك مع الفريق، ومع الأشخاص الظاهرين عند الحاجة.
خطط لحياة المحتوى
حدد من ينشر أثناء الفعالية ومن يعتمد الملخص وأين ستبقى الصور بعد ذلك: صفحة الأخبار في موقعك أو لينكدإن أو رسالة إلى العملاء أو دعوة العام القادم.
وعيّن شخصًا من جانبكم صاحب قرار أثناء الفعالية. فحين يحتاج الطاقم إلى معرفة هل يتبع رئيس المجلس إلى القاعة المجاورة أم يبقى على المنصة، تنقذ الإجابة السريعة لحظة مهمة.
متى يستحق الفريق المحترف ذلك
الاستعانة بفريق محترف مجدية حين تمثل الفعالية استثمارًا كبيرًا، أو حين يحضر مديرون كبار أو عملاء مهمون، أو حين تحتاج إلى محتوى أثناء الفعالية نفسها.
فالفريق المتخصص يحمل خبرة في التوقيت والتحفظ والإضاءة، فتتفرغ أنت لضيوفك. باختصار:
- حدد الغاية من المحتوى قبل أن تحدد ما ستصوره.
- أرسل إحاطة مكتوبة بجدول الأعمال وقائمة كبار الضيوف وتفاصيل المكان.
- اجمع مصورًا فوتوغرافيًا ومصور فيديو واطلب أبرز اللحظات في اليوم نفسه.
- خطط لأين سيُنشر المحتوى ومن يعتمده.
الأسئلة الشائعة
متى نرسل الإحاطة إلى فريق التغطية؟
قبل الفعالية بأسبوع على الأقل، مع جدول الأعمال وقائمة كبار الضيوف وتفاصيل المكان والمخرجات والقيود.
هل نحتاج إلى مصور فوتوغرافي ومصور فيديو معًا؟
في معظم فعاليات الشركات نعم، فشخصان يعملان بالتوازي يلتقطان أكثر بكثير من شخص واحد يتنقل بين الصور والفيديو.
هل يمكن الحصول على محتوى أثناء الفعالية؟
نعم إذا خُطط له في الإحاطة، إذ يمكن تجهيز مجموعة أولى من الصور ومقطع قصير في اليوم نفسه لوسائل التواصل.
ماذا لو لم يرغب بعض الضيوف في التصوير؟
اذكرهم في الإحاطة ضمن القيود، وأضف إشعارًا قصيرًا عند التسجيل بأن الصور والفيديو ستُلتقط.
هل يمكن استخدام المقاطع في إعلانات مدفوعة؟
أكد ذلك مع الفريق قبل الفعالية، ومع الأشخاص الظاهرين في المقاطع عند الحاجة.
